Dalam rangka membangun Sumber Daya Manusia yang handla dan cakap dalam pengarsipan dokumen, Yayasan Yabis bekerja sama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bontang menyelanggarakan kegiatan Worksop Kearsipan yang di ikuti Staff Tata Uaha, Perpustakaan dan Bendahara Bidang Pendidikan Yayasan Yabis Bontang, Sabtu (11/11/2023).
Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi pengarsipan surat yang menjadi salah satu aspek penting dalam sebuah organisasi baik itu sekolah, pemerintahan maupun Yayasan.
Acara dibuka oleh Kepala Perpustakan dan Kearsipan Kota Bontang, Ir. Retno Febriyarti yang dilanjutkan dengan paparan mengenai kearsipan secara umum. Beliau menyampaikan beberapa hal terkait pentingnya arsip, fungsi arsip, permasalahan dan kendala di dalam pengelolaan arsip, solusi pengelolaan arsip, dan lain sebagainya. Beliau menyebutkan bahwa salah satu tantangan dalam pengelolaan arsip ialah kemampuan pengelola untuk menemukan arsip dalam waktu yang singkat. Hal ini seringkali menjadi sebuah permasalahan ketika arsip tidak dikelola dengan baik karena tidak adanya data yang memuat daftar arsip secara lengkap dan akurat.
Sesi selanjutnya adalah workshop diisi oleh narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bontang. Dalam pemaparannay menjelaskan tentang pengelolaan arsip dinamis. Arsip dinamis merupakan arsip yang dibutuhkan secara langsung dalam proses perencanaan dan pelaksanaan kegiatan. Arsip dinamis terdiri dari 3 jenis yaitu: arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Beliau menyebutkan bahwa arsip dinamis disimpan di unit pengolah/ pencipta arsip untuk arsip aktif dan di unit kearsipan/ record center unit kerja untuk arsip inaktif. Beliau juga menjelaskan tentang berbagai tahapan penataan berkas dari segi persiapan, pengelompokan, pemilahan, entry, pembungkusan, pemberian nomor definitif, hingga penyimpanan ke dalam boks dan lemari penyimpanan.
Worksop berlangsung santai dan komuniktif, peserta di berikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan maupu masukan untuk lembaga agar pengarsipan lebih baik lagi. Kegiatan di akhiri dengan pemberian plakat penghargaan dan foto bersama seluruh pesrta dan isntruktur.